Exigence 1
Inaltérabilité
Les données d'encaissement doivent être protégées contre les modifications irrégulières.
Conformité
Logiciels de caisse et loi anti-fraude TVA
Comprendre simplement les obligations liées aux systèmes d'encaissement.
Qui est concerné ?
Une obligation liée à votre activité et à vos clients
Les obligations concernent notamment certains assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel ou système de caisse, sous réserve des exceptions prévues par la réglementation.
Vous êtes en principe concerné si :
- votre entreprise est assujettie à la TVA ;
- vous réalisez des ventes ou prestations auprès de clients particuliers ;
- vous enregistrez ces règlements dans un logiciel ou système de caisse.
Certaines situations font l'objet d'exceptions : votre expert-comptable peut vous confirmer si elles s'appliquent à vous.
Les 4 exigences principales
Ce que doit garantir votre logiciel de caisse
Exigence 2
Sécurisation
Les données doivent être sécurisées afin de garantir leur intégrité.
Exigence 3
Conservation
Les données nécessaires doivent pouvoir être conservées selon les obligations applicables.
Exigence 4
Archivage
Le système doit permettre l'archivage des données selon les règles applicables.
Comment justifier la conformité ?
Un justificatif propre à votre logiciel
Le professionnel concerné doit pouvoir présenter le justificatif correspondant au logiciel ou système de caisse qu'il utilise. Selon la réglementation applicable, il peut notamment s'agir :
D'un certificat délivré par un organisme accrédité
Établi à l'issue d'une évaluation du logiciel selon un référentiel de certification (par exemple NF525), pour un logiciel et une version donnés.
D'une attestation individuelle de l'éditeur
Lorsque ce mode de preuve est admis par la réglementation : l'éditeur y atteste que le logiciel respecte les conditions requises.
Notre solution
La solution proposée par Seniatech
Pour ses solutions d'encaissement, Seniatech propose notamment CashMag Android.
Seniatech agit en qualité de revendeur et intégrateur de cette solution.
CashMag Android dispose des éléments de conformité applicables à son système de caisse.
Seniatech accompagne ses clients dans le déploiement de leur solution et peut les orienter vers les justificatifs correspondant au logiciel utilisé.
Le rôle de Seniatech
-
Revendeur
Fourniture de la solution CashMag Android et du matériel associé. -
Intégrateur & installateur
Installation, configuration et paramétrage de votre caisse. -
Accompagnement client
Formation de vos équipes, support et aide à l'obtention de votre justificatif.
Seniatech n'est ni l'éditeur du logiciel CashMag Android ni un organisme certificateur.
En cas de contrôle
Le professionnel concerné doit pouvoir présenter le justificatif correspondant à son système de caisse : certificat ou attestation, selon le cas.
À défaut de justification, une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné est prévue par le régime légal applicable. En pratique, l'essentiel est de conserver ce document et de pouvoir le retrouver facilement : notre équipe peut vous aider à l'obtenir.
FAQ
Questions fréquentes
Qui est concerné par les obligations sur les logiciels de caisse ?
Sont notamment concernés certains assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients (en pratique, des clients particuliers) au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, sous réserve des exceptions prévues par la réglementation.
Chaque situation est particulière : en cas de doute, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou de votre service des impôts des entreprises.
Quel document dois-je conserver ?
Le justificatif correspondant au logiciel ou système de caisse que vous utilisez réellement : un certificat délivré par un organisme accrédité ou, lorsque la réglementation le permet, une attestation individuelle délivrée par l'éditeur. Vérifiez qu'il correspond bien au logiciel et à la version utilisés.
Conservez-le avec vos documents d'entreprise afin de pouvoir le présenter facilement, et effectuez les clôtures et archivages prévus par votre logiciel.
Que dois-je présenter en cas de contrôle ?
Lors d'un contrôle, l'administration fiscale peut vous demander le justificatif correspondant au logiciel ou système de caisse utilisé. Elle peut également s'intéresser aux données d'encaissement enregistrées et archivées.
À défaut de justificatif, une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné peut être appliquée selon le régime légal applicable. Garder ce document à portée de main permet de répondre simplement à cette demande.
CashMag Android dispose-t-il des justificatifs de conformité nécessaires ?
Oui. CashMag Android dispose des éléments de certification et de conformité applicables à son logiciel de caisse. Ces éléments concernent directement le logiciel CashMag Android et son éditeur.
Seniatech, qui intervient comme revendeur et intégrateur, peut vous aider à identifier et obtenir le justificatif correspondant à votre installation : faire une demande.
Les informations présentées sur cette page sont fournies à titre général et pédagogique. Elles ne remplacent pas un conseil juridique, fiscal ou comptable adapté à la situation de chaque entreprise.
Accompagnement
Besoin de vérifier votre solution ?
Nous faisons le point avec vous sur le logiciel utilisé et le justificatif qui s'y rattache.